第一章 总则
第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校员工管理规定》，做好公司员工档案管理工作，促使公司员工档案管理工作规范化、制度化，根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合公司实际，特制定公司员工档案管理办法。
第二条 员工档案是员工在校期间形成的，反映员工德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。员工档案是学校考察、录选、培养、教育员工过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。员工档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条 员工档案管理实行年级包干管理的原则。确保员工档案的完整、准确、系统、安全。
第二章 档案管理职责
第四条 要加强对员工档案工作的领导，员工档案形成部门，分管档案工作的院领导，要将员工档案管理工作纳入重要议事日程，定期研究、检查员工档案工作，为员工档案管理创造良好的工作环境和条件。
第五条 要做好员工在校期间形成的档案材料的收集整理工作，毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案管理部门归档完毕。
第六条 员工档案管理工作职责
（一）接收、鉴别和整理员工档案材料；
（二）办理员工档案的查阅、借阅；
（三）办理员工档案的转递，为有关部门提供员工情况；
（四）做好员工档案的安全、保密、保管工作；
（五）制定和完善员工档案管理规章制度，做好员工档案分析统计工作；
（六）办理其它有关员工档案事项。
第三章 档案归档范围及分类
第七条 归档的员工档案，必须真实地、历史地、全面地反映员工的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。
第八条 员工档案的归档范围及其分类
第一类 员工登记表、毕业生登记表；
第二类 鉴定、考核、考察材料；
第三类 员工成绩卡（表）、授予学位决定、学籍异动材料；
第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；
第五类 奖励材料（含三好员工，优秀党团员、奖学金和优秀员工干部等登记表）；
第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等）；
第七类 出国留学材料；
第八类 员工入学及毕业体检表 ，老员工体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表；
第九类 有工作经历的个人人事档案材料；
第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第四章 档案收集与管理
第九条 辅导员要重视员工档案的日常收集、积累工作，要将真实反映员工德、智、体方面的材料及时收集归档。
第十条 辅导员要将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。
第十一条 不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第十二条 凡收集的归档材料，要按归档内容分类整理。档案入库前，要更换统一和规范的员工档案袋。
第十三条 员工档案材料，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第十四条 员工档案信息记载要准确、规范。员工及学校在填写员工履历等表格时，员工姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生派遣证、学籍卡上的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。
第十五条 研究生录取时，应将其考研前的人事档案材料收集齐全，移交员工档案管理部门，档案管理部门要对归档的档案进行认真地清理和签收。
第十六条 因病休学员工的档案应作非在校员工档案妥善保存，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十七条 留级的员工档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册，将原在班级的名字注销并说明原因。
第十八条 退学的员工档案，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十九条 员工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由员工档案管理部门保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第二十条 员工出国不归、失踪、逃亡，其档案及时交学校档案馆保管。
第五章 档案保管与保护
第二十一条 根据安全保密和便于查找的原则，要对员工档案进行严密，科学地保管。
（一）员工档案要用铁皮档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。 上述安全设施应该常检查。
（二）要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度
（三）保管员工档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
第二十二条 员工档案管理部门要不断研究和改进员工档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
第六章 档案利用
第二十三条 因工作需要查阅和借阅员工档案，须遵守下列规定：
（一）凡到公司查阅员工档案者，须持有关部门的介绍信，分管员工工作领导同意后方可查阅；
（二)员工档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经档案管理部门领导签字批准，方可外借；
（三）查阅员工档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。
（四）学院要为毕业生就业提供方便，学校毕业生就业部门需要查阅毕业生档案的，经员工毕业就业管理部门负责人签字批准后方可查阅。
第七章 档案转递
第二十四条 员工毕业后，学校档案管理部门应按机要件的交送规定，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上的就业部门（或单位）。
第二十五条 本科毕业生考取外校研究生，应及时通知档案室将档案转至录取院校。
第二十六条 严格执行员工档案转递制度，避免产生"无头档案"，转递员工档案时应遵守下列规定：
（一）员工档案应通过机要投递或派专人送取，不能邮寄，不得由员工本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的员工档案必须严密包封；
（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即寄回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。
